Zeit und Ressourcen sparen durch Remote-Beratung und digitale Tools
Das Handwerk wird auch in Zukunft davon leben, dass man die Arbeit vor Ort und von Hand erledigt. In der Vorbereitung und Dokumentation, beim Planen und Abstimmen dagegen lassen sich bereits viele Tätigkeiten problemlos digitalisieren. Hier kannst du durch zeitgemäße Software und durchdachte Methoden viel Zeit und Mühe sparen.
Arbeitsabläufe sollten in jeder Branche und jedem Betrieb regelmäßig auf den Prüfstand kommen. Während es bei manchen Themen noch jede Menge Raum für Verbesserungen gibt, scheint in anderen kaum noch Potenzial zu schlummern.
Das trifft in unserer Branche wohl am ehesten auf die Bereiche Kommunikation, Beratung und Abstimmung sowie auf die Dokumentation zu. Vor dem Beratungsgespräch steht nun einmal eine Terminvereinbarung.
Man kann stets nur mit einem Kunden jeweils reden. Und manchmal muss auch mal außerhalb der Geschäftszeiten kommuniziert werden.
Du hast jetzt vielleicht genickt. Und es stimmt auch, jedenfalls solange du nur Ortstermine oder das Telefon nutzt. Wenn du deine Angebotspalette jedoch erweiterst und auch remote, also aus der Entfernung, arbeitest, ergeben sich eine Menge neuer Optionen, mit denen du schneller und stressfreier Aufträge bearbeiten und Kontakt zur Kundschaft pflegen kannst.
Digitale Terminvereinbarung über die Webseite
Jeder Kundenkontakt beginnt damit, einen Termin für die erste Erörterung von Wünschen sowie Klärung von Fragen zu finden. Sofern du dafür persönlich, etwa per Telefon zur Verfügung stehen musst, raubt das automatisch immer Zeit, die du besser anderweitig nutzen könntest. Eine Lösung kann sein, die Terminvergabe per Kontaktformular oder E-Mail abzuwickeln. Aber auch dabei geht es nicht, ohne dass du dir Zeit für Antworten nimmst.
Eine viel bessere Möglichkeit ist es, die Terminvergabe komplett digital und automatisiert laufen zu lassen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt beispielsweise Dachdecker, Podcaster und Coach Karl-Heinz Krawczyk auf seiner Webseite (www.dach-ok.de/terminvereinbarung/).
Der Vorteil liegt auf der Hand: Du musst lediglich einmalig bestimmte Zeitfenster vorgeben, in denen du für Termine verfügbar bist. Dann können Kund*innen sich ganz ohne dein Zutun über die Webseite einbuchen. Deine Aufmerksamkeit ist erst beim Termin selbst gefragt. Außerdem werden Überschneidungen oder Terminkollisionen so ausgeschlossen, denn nur in von dir freigegeben Zeiten können Kund*innen überhaupt buchen.
Ein digitales Buchungssystem macht Zeit frei, die für andere Themen im Betrieb genutzt werden kann.
Video-Anrufe vereinbaren
Nicht jedes Gespräch muss gleich ein Ortstermin sein. Häufig reicht auch ein Telefonat. Das wird von manchen allerdings als sehr unpersönlich wahrgenommen.
Nicht ohne Grund sind Videoanrufe spätestens seit der Corona-Pandemie branchenübergreifend sehr populär. Man spart Fahrzeiten, sieht aber dennoch das Gesicht seines Gegenübers.
Inzwischen existieren viele verschiedene Anbieter für Videomeetings. Hier geben wir dir eine kleine vergleichende Übersicht zwischen sehr verbreiteten und weniger bekannten Optionen.
Gängige Programme für Videokonferenzen
Microsoft Teams
– von jedem Endgerät aus bedienbar
– Basis-Version kostenlos nutzbar
– Besprechungen können vorausgeplant werden
– in der kostenlosen Variante kein Support bei Problemen
Zoom
– Basis-Version kostenlos nutzbar
– Meeting-Räume können mit Passwörtern geschützt werden
– in der kostenlosen Variante Zeitlimit von 40 Minuten pro Meeting
GoToMeeting
– auf Computer und Laptop genauso nutzbar wie auf
Smartphone und Tablet
– Meetings können geplant und aufgezeichnet werden
– auch Webinare können in der Plattform abgehalten werden
– 14 Tage kostenlos, danach monatlich zu bezahlen
Jitsi
– Kostenloses Open-Source-Programm
– Keine Installation oder Anmeldung nötig
– Nur auf Englisch verfügbar
Auf der Webseite Beispiele zur Verfügung stellen
Auf der Betriebswebseite lassen sich der Kundschaft Dokumente zur Verfügung stellen, die als Leitfäden auf wenigen Seiten die wichtigsten Eckpunkte eines bestimmten Themas zusammenfassen. Dabei sollten sie, auf die Perspektive des Adressaten ausgerichtet, die zentralen Fragen zu einem Thema erläutern. Werben sollte man dort allerdings nicht, sondern vielmehr kompetent Kenntnisse vermitteln, damit Leser*innen nach der Lektüre mehr verstehen als zuvor.
Auf das Dachhandwerk gemünzt könnte der Fokus eines solchen Leitfadens beispielsweise die Installation einer Dachgaube oder einer PV-Anlage sein. Du könntest den Verantwortlichen darin etwa die Schritte erläutern, in denen solch ein Projekt verläuft, ihnen die notwendigen Bedingungen nennen und die wichtigsten Meilensteine in der Durchführung vermitteln.
Vorteil solcher herunterladbarer Dokumente ist, dass die Kundschaft sich schnell und zugleich ausreichend tief über ein Thema informieren kann, das sie betrifft. Das erleichtert den Einstieg in die Planung eines Projekts und spart Beratungszeit. Und dass dein Betrieb derjenige sein wird, der mit der Ausführung beauftragt wird, ist auch wahrscheinlich. Denn dort, wo Kund*innen belastbare und verständliche Informationen erhalten haben, werden sie vermutlich auch ihren Auftrag in guten Händen wähnen.
Wer sich schon auf der Website gut informieren kann, hat weniger Klärungsbedarf.
Es lohnt sich!
In der Kund*innenkommunikation und Planung von Projekten ist es genau wie im Kerngeschäft, dem Handwerk: Je mehr Werkzeuge du verfügbar hast, desto mehr Probleme lassen sich lösen. Die hier gesammelten Anregungen sind eine kleine Inspiration für dich, deinen digitalen Werkzeugkoffer aufzufüllen.
WAS EUCH BEWEGT, IST UNSER ANTRIEB.
Wir haben zugehört und starten euer Portal mit fünf Kernthemen. Diese fünf Themen sind der Grundstein für WIR UND JETZT!, eine einmalige Plattform, die auf effizienter Hilfestellung basiert. Die Seite wird sich sukzessiv aufbauen, stetig weiterentwickeln und durch euch das perfekte Netzwerk für das Dachhandwerk abbilden.
