Komplexität adé: Angebote in der Cloud kalkulieren

Hier ein Beispiel aus der Praxis: Plancraft setzt im Bereich effizienter Angebotskalkulation in der Cloud voll auf die Vorteile dieser und liefert ein System, das sowohl am PC, als auch Tablet mit 100% der Funktionen nutzbar sind. So bist Du in der Lage mit Windows oder Apple Mac OS Geräten über den Browser auf die Software zuzugreifen.

Dadurch ist Schluss mit Datenverlust bei einem neuen Gerät oder virtuellen Windows-Maschinen für Apple MacOS Nutzer. Gleichzeitig erlaubt das Programm das direkte Durchstarten mit der Software sofort nach der Registrierung.

• Es ist keine Installation notwendig
• Die Einrichtung erfordert nur wenige Schritte
• Updates werden automatisch installiert

Bei der Einrichtung werden Kernpunkte automatisch umgesetzt oder gut angeleitet und in wenigen Klicks erledigt. Das Briefpapier kann komplett automatisch erstellt werden oder das eigene Design kann hinterlegt werden. Nummernkreise lassen sich mit wenigen Klicks angleichen, sodass Rechnungen nahtlos und ohne Bruch fortgeführt werden können.

Und Kundenkontakte lassen sich ebenso einfach importieren, wie Leistungstexte über Excel und GAEB Schnittstelle. Dank selbstlernendem Positionsstamm werden viele Anwendungen im “learning by doing” Style aufgebaut und mit den ersten Angeboten weiter befüttert.

Die Daten der Nutzer liegen dabei in einem sechs-stufig gesicherten Datenzentrum sicher in Deutschland – natürlich DGSVO und GOBD konform.

Einfach zu verstehen – schnell einsetzbar im Betriebsalltag

Das stärkste Argument gegen Softwarewechsel? Volle Auftragsbücher und keine Zeit. Doch die Frage ist: Wofür wird noch Zeit benötigt, wenn die Einrichtung in wenigen Minuten funktioniert? Die Antwort: Lernen und Verstehen.

So klappt ein Softwarewechsel auch im stressigen Betriebsalltag: wenn man sofort versteht, wie man welche Funktionen benutzt und seine Prozesse übersetzen kann.

Mit einer einfachen und intuitiven Handhabung und einem aufgeräumten Design wird Rechnungssoftware unkompliziert.

Wenngleich schlanke und einfach aufgebaute Software in der Cloud heute verfügbar ist, so heißt es nicht, dass auf wichtige Funktionen verzichtet werden muss. Die Angebote können entweder als Blanko oder aus externen Dateien erstellt (z. B. via Ausschreibungen mittels GAEB Schnittstelle) und kalkuliert werden.

Durch das Ziehen von Positionen an die gewünschte Stelle und das Wiederverwenden von vorab erzeugten Leistungsverzeichnissen und Positionen werden Angebote und Rechnungen innerhalb kürzester Zeit erstellt.

Die einzelnen Positionen können in verschiedenen Kalkulationsstufen bearbeitet werden. Leistungen können mit Aufmaß kalkuliert werden. Dazu werden Formeln hinterlegt und Teil- sowie Gesamtmengen ausgewiesen. Ein automatisch daraus generiertes Aufmaß spart beim Abrechnen und Nachweisen extrem viel Arbeit.

Ebenfalls kann eine Preiskalkulation hinterlegt werden, die sowohl der Einheits-, bzw. Gesamtpreis automatisch errechnet. Lohn, Material, Geräte, Fremdleistungen und sonstige Kosten können somit in Leistungen eingerechnet werden.

Auch bei der Kalkulation fällt auf, dass Plancraft viel Wert auf eine einfache Handhabung und moderne Oberflächen und Designs legt. Gleichzeitig können komplexe Schritte abgebildet werden.

Die größten Vorteile sind definitiv das schnelle Einrichten der Software, die intuitive Handhabung und, dass es 100% auf die Cloud setzt.

Integrierte Zeiterfassung rundet Kalkulation ab

Durch die schnelle Bedienung und wenige Klicks ist es vor allem für die Mitarbeiter auf der Baustelle eine Entlastung, Zeiten nach dem Arbeitstag digital auf dem Smartphone zu erfassen. Projekte lassen sich mit einem Klick zuweisen und auch Notizen zum Materialverbrauch oder erbrachten Leistungen sind kinderleicht hinzuzufügen.

Dadurch lassen sich während und nach der Bauausführung Soll- und Ist-Vergleiche anstellen.

Die Zeiterfassung ist nur ein Beispiel für das Weiterdenken von angrenzenden Prozessen. Ob es für Dich eine Zeiterfassung ist, ein 3-dimensional erstelltes Modell zur Materialableitung oder eine Buchhaltungslösung – man sollte definieren können, was essenziell und was nur “nice-to-have” ist.

Zusammenfassung: Die richtige Software wählen

Wer ein neues E-Fahrzeug kauft, kann ebenso wenig sein gewohntes 7-Gang-Getriebe bestellen, noch das Fahrzeug an der Lieblingstankstelle versorgen. Genauso verhält es sich auch mit neuer Software: Die Bereitschaft für Prozesse zu verändern hilft, die in den jeweiligen Lösungen versteckte Power zu entfalten.

Deshalb sollte man anfangen, die betroffenen Prozesse – nicht Funktionen! – auszuwählen. Dabei hilft natürlich, wenn man in der Lage ist, die wichtigsten Prozesse seines Betriebes nicht nur benennen zu können (Auftragsbearbeitung, Bauausführung, Zeiterfassung, …), sondern zu wissen, welche Mitarbeiter:innen welche Informationen wann wie erfassen, weiterverarbeiten und an wen / wie / wann übergeben.

Prozesse lassen sich natürlich enger und weiter fassen. Für einige Betriebe heißt ein Kernprozess “Auftragsbearbeitung” – vom Angebot bis zur fertigen Rechnung muss der Kunde stets die richtigen Unterlagen erhalten. Für andere wiederum ist die Angebotskalkulation bereits ein eigener Prozess, weil besonders umfangreich, verschiedene Beteiligte involviert und Prozessausprägungen unterschiedlich sind.

Hat man sich dann für die Prozesse entschieden, gilt es schlichtweg, neue Softwarelösungen auf diese Prozesse hin zu prüfen. Wichtig ist hier, nicht auf Einzelfunktionen zu schauen. Entscheidend ist stets, die eigenen Fähigkeiten dann passend zu berücksichtigen.

Große Betriebe haben mehr Ressourcen ( = Kapital und clevere Köpfe), um umfangreichere Softwarelösungen zu implementieren, zu integrieren und verwalten. Grundsätzlich bedeutet dies initial zwar mehr Aufwand, führt dafür später aber zu weniger Datenbrüchen und Datensilos und erhöht dadurch die Effizienz.

Für kleine Betriebe gilt vor allem am Herz des Unternehmens wichtige Prozesse zu identifizieren, schnell und agil in der Umsetzung zu sein und somit Zeit für das wesentliche (Baustellen, Familie, Unternehmertum) zu haben.

Eingeführte Tools können später erweitert, ersetzt oder zusammenführt werden. Das bedeutet auf lange Sicht öfter Arbeit, spart aber zu Beginn (wo Ressourcen knapp sind) mehr Freiraum.