| Komplexität adé: Angebote in der Cloud kalkulieren

Komplexität adé: Angebote in der Cloud kalkulieren


Ein Gastbeitrag von Julian Wiedenhaus

Seien wir mal ehrlich, Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Was zählt, ist, Freiräume zu gewinnen – für Baustellen, Familie und strategisches Unternehmertum. Das erfordert clevere Tools genauso wie die notwendige Offenheit für Veränderungen.

Weniger Büro – mehr Handwerk

Für die Praxis heißt das: Wer sich darauf verlässt, sein gesamtes Büro auf einem eigenen Server im Büro zu verwalten, hätte IT-Techniker:in und nicht Dachdecker:in werden sollen. Das ist ähnlich wenig effizient, wie der Versuch, Angebote mit Excel zu erstellen.

Der Plancraft GmbH und gleichnamigen Handwerkersoftware liegt eine klare Mission zugrunde: Weniger Büro. Mehr Handwerk. Wir haben früh gelernt, dass das Digitalisieren der vielen Papierzettel natürlich hilft, aber bei weitem nicht ausreicht, um wirklich einen Quantensprung zu machen.

In diesem Beitrag erfährst Du von den zentralen Stellschrauben der Digitalisierung, und, wie Du diese drehen kannst, um Freiräume zu gewinnen.

 

Probleme mit Deiner alten Software

Fast jeder hat schon folgendes Problem erlebt: Du bist im Büro, kalkulierst gerade ein neues Angebot und plötzlich stürzt der Computer, Server oder Handwerkersoftware ab und alles ist weg. Und das, obwohl Du teures Geld für die Wartung und Instandhaltung der eigenen Server und der Software investierst.

Darüber hinaus fühlt man sich trotz umfangreicher Software-Funktionen nicht wirklich digital. Das Mittagessen zur Baustelle kann man via App bestellen, aber man ist nicht ohne Weiteres in der Lage, das mit dem Auftraggeber vereinbarte Angebot abzurufen, die Kalkulation einzusehen oder auch nur schnell eine Rechnung für einen Reparaturauftrag live vor Ort zu erstellen.

Alles auf Anfang – die Cloud als Chance

Die Cloud bietet heute die Möglichkeit, all diese Probleme zu minimieren, Deinen Betrieb effizienter zu gestalten und IT-technisch deutlich zu vereinfachen. Installationen entfallen, Wartungsgebühren ebenso und von Datensicherung über Updates werden einem Prozesse abgenommen, die früher einiges an Zeit und Sorge in Anspruch nahmen.

Für jüngere Betriebe ist der Start mithilfe von Cloud Technologie als Infrastruktur oftmals schon glasklar. Man kennt es aus dem Privaten: Netflix, Spotify, Mail Services und Co. sind schon lange in unserem Alltag. Bei bestehenden Betrieben kann man die Skepsis gegenüber der Umstellung verstehen, schließlich ruhen tausende Datenpunkte auf den bisherigen Systemen. Also, was tun?

Erst optimieren, dann digitalisieren

Aus der Praxis mit hunderten Handwerksbetrieben ist erfahrungsgemäß genau diese Frage die meist gestellte:

“Kann ich meine alten Daten mitnehmen?”

Auf die Gegenfrage: „Welche Daten sollen migriert werden?” können viele Betriebe schon keine präzise Antwort geben. Denn “Alles” ist ebenso wenig hilfreich wie umsetzbar. Dieses kleine Beispiel zeigt, dass fehlendes Verständnis für Prozesse im Kern des Unternehmens bereits in Hindernis in puncto “Digitalisierung” darstellen kann.

Hat man mangelnde Prozesstransparenz und -verständnis und digitalisiert dann, ist im schlechtesten Fall das Ergebnis ein schlechter, digitalisierter Prozess.

Und die Antwort auf obige Frage (Datenmitnahme): Ja, Du kannst und solltest wichtige Daten beim Wechsel zu einer neuen Softwarelösung mitnehmen. Die Frage, die Du Dir stellen musst, ist: Was brauchen wir im Betrieb wirklich und womit legen wir uns selber lahm?

Nachfolgende Praxisbeispiele helfen, die Knackpunkte zu verstehen.

Praxisbeispiele

Informationsaustausch für Angebotserstellung

Eine der am häufigsten unterschätzten Teilprozesse sind Absprachen zur Angebotskalkulation. Häufig sind mehr als nur eine Person beteiligt. Vom Erstkontakt mit dem Kunden, dem Erfassen von dessen korrekten Adress- und Baustelleninformationen, bis zum Aufmaß und dem Sicherstellen der gewünschten Ausführungsvarianten gibt es diverse Knackpunkte, die häufig zur Nachbearbeitung von Angeboten führen.

Wenn von vornherein klar ist, wie entlang der Angebotserstellung diese Unwegsamkeiten abgeklärt, dokumentiert und untereinander geteilt werden, können absolut unnötige Mehraufwände vermieden werden. Ein Beispiel: In Plancraft hilft ein integrierter Chat bei der Erstellung und Erfassung von diesen kleinen Informationspunkten.

Kundenkartei der letzten 50 Jahre

Frag Dich einmal selber: Gewinne ich etwas dadurch, wenn ich den Kundenkontakt von Frau Werner, für die mein Großvater 1957 ein Carport gedeckt hat aufbewahre, oder ist es vielleicht an der Zeit, die relevanten Datenpunkte zu identifizieren und in Zukunft nach Wichtigkeit zu klassifizieren

(Kommentar: Natürlich ist ein einzelner Kundenkontakt irrelevant in der Frage, ob mein Betrieb effizient ist, zumal moderne Kalkulationsprogramme mit blitzschnellen Suchalgorithmen problemlos tausende Kontakte durchsuchbar machen. Aber zentral ist hier das richtige “Mindset” und Denken in Richtung Effizienz).

Wie die Cloud Deinem Betrieb hilft

Was heißt überhaupt “Cloud”?

Einfach gesagt ist die Cloud nichts weiter als ein Zusammenschluss von einem oder mehreren Servern eines Cloud-Anbieters, die miteinander verbunden sind (oftmals in sog. Rechenzentren).

Der große Vorteil: Du kannst von überall mittels Internetzugang auf diese Services zugreifen.

 

Die Cloud stellt dann wiederum Services bereit, die Du nutzen kannst, ohne große Teile der Rechenleistung Deines eigenen Computers zu nutzen:

  • Softwareanwendungen: z. B. Kalkulationssoftware
  • Speicherplatz: z.B. geteilte Dateiablagen oder für Baudokumentation
  • Rechnerleistungen: z.B. zur Verarbeitung großer Ausschreibungen, 3D-Darstellungen (CAD

Schnell und unkompliziert – Cloud Software einrichten

Hier ein Beispiel aus der Praxis: Plancraft setzt im Bereich effizienter Angebotskalkulation in der Cloud voll auf die Vorteile dieser und liefert ein System, das sowohl am PC, als auch Tablet mit 100% der Funktionen nutzbar sind. So bist Du in der Lage mit Windows oder Apple Mac OS Geräten über den Browser auf die Software zuzugreifen.

Dadurch ist Schluss mit Datenverlust bei einem neuen Gerät oder virtuellen Windows-Maschinen für Apple MacOS Nutzer. Gleichzeitig erlaubt das Programm das direkte Durchstarten mit der Software sofort nach der Registrierung.

  • Es ist keine Installation notwendig
  • Die Einrichtung erfordert nur wenige Schritte
  • Updates werden automatisch installiert

Bei der Einrichtung werden Kernpunkte automatisch umgesetzt oder gut angeleitet und in wenigen Klicks erledigt. Das Briefpapier kann komplett automatisch erstellt werden oder das eigene Design kann hinterlegt werden. Nummernkreise lassen sich mit wenigen Klicks angleichen, sodass Rechnungen nahtlos und ohne Bruch fortgeführt werden können.

Und Kundenkontakte lassen sich ebenso einfach importieren, wie Leistungstexte über Excel und GAEB Schnittstelle. Dank selbstlernendem Positionsstamm werden viele Anwendungen im “learning by doing” Style aufgebaut und mit den ersten Angeboten weiter befüttert.

Die Daten der Nutzer liegen dabei in einem sechs-stufig gesicherten Datenzentrum sicher in Deutschland – natürlich DGSVO und GOBD konform.

Einfach zu verstehen – schnell einsetzbar im Betriebsalltag

Das stärkste Argument gegen Softwarewechsel? Volle Auftragsbücher und keine Zeit. Doch die Frage ist: Wofür wird noch Zeit benötigt, wenn die Einrichtung in wenigen Minuten funktioniert? Die Antwort: Lernen und Verstehen.

So klappt ein Softwarewechsel auch im stressigen Betriebsalltag: wenn man sofort versteht, wie man welche Funktionen benutzt und seine Prozesse übersetzen kann.

Mit einer einfachen und intuitiven Handhabung und einem aufgeräumten Design wird Rechnungssoftware unkompliziert.

Einfache Handhabung – professionelle Kalkulation

Wenngleich schlanke und einfach aufgebaute Software in der Cloud heute verfügbar ist, so heißt es nicht, dass auf wichtige Funktionen verzichtet werden muss. Die Angebote können entweder als Blanko oder aus externen Dateien erstellt (z. B. via Ausschreibungen mittels GAEB Schnittstelle) und kalkuliert werden.

Durch das Ziehen von Positionen an die gewünschte Stelle und das Wiederverwenden von vorab erzeugten Leistungsverzeichnissen und Positionen werden Angebote und Rechnungen innerhalb kürzester Zeit erstellt.

Die einzelnen Positionen können in verschiedenen Kalkulationsstufen bearbeitet werden. Leistungen können mit Aufmaß kalkuliert werden. Dazu werden Formeln hinterlegt und Teil- sowie Gesamtmengen ausgewiesen. Ein automatisch daraus generiertes Aufmaß spart beim Abrechnen und Nachweisen extrem viel Arbeit.

 

Ebenfalls kann eine Preiskalkulation hinterlegt werden, die sowohl der Einheits-, bzw. Gesamtpreis automatisch errechnet. Lohn, Material, Geräte, Fremdleistungen und sonstige Kosten können somit in Leistungen eingerechnet werden.

Auch bei der Kalkulation fällt auf, dass Plancraft viel Wert auf eine einfache Handhabung und moderne Oberflächen und Designs legt. Gleichzeitig können komplexe Schritte abgebildet werden.

Die größten Vorteile sind definitiv das schnelle Einrichten der Software, die intuitive Handhabung und, dass es 100% auf die Cloud setzt.

Integrierte Zeiterfassung rundet Kalkulation ab

Durch die schnelle Bedienung und wenige Klicks ist es vor allem für die Mitarbeiter auf der Baustelle eine Entlastung, Zeiten nach dem Arbeitstag digital auf dem Smartphone zu erfassen. Projekte lassen sich mit einem Klick zuweisen und auch Notizen zum Materialverbrauch oder erbrachten Leistungen sind kinderleicht hinzuzufügen.

Dadurch lassen sich während und nach der Bauausführung Soll- und Ist-Vergleiche anstellen.

Die Zeiterfassung ist nur ein Beispiel für das Weiterdenken von angrenzenden Prozessen. Ob es für Dich eine Zeiterfassung ist, ein 3-dimensional erstelltes Modell zur Materialableitung oder eine Buchhaltungslösung – man sollte definieren können, was essenziell und was nur “nice-to-have” ist.

Zusammenfassung: Die richtige Software wählen

Wer ein neues E-Fahrzeug kauft, kann ebenso wenig sein gewohntes 7-Gang-Getriebe bestellen, noch das Fahrzeug an der Lieblingstankstelle versorgen. Genauso verhält es sich auch mit neuer Software: Die Bereitschaft für Prozesse zu verändern hilft, die in den jeweiligen Lösungen versteckte Power zu entfalten.

Deshalb sollte man anfangen, die betroffenen Prozesse – nicht Funktionen! – auszuwählen. Dabei hilft natürlich, wenn man in der Lage ist, die wichtigsten Prozesse seines Betriebes nicht nur benennen zu können (Auftragsbearbeitung, Bauausführung, Zeiterfassung, …), sondern zu wissen, welche Mitarbeiter:innen welche Informationen wann wie erfassen, weiterverarbeiten und an wen / wie / wann übergeben.

Prozesse lassen sich natürlich enger und weiter fassen. Für einige Betriebe heißt ein Kernprozess “Auftragsbearbeitung” – vom Angebot bis zur fertigen Rechnung muss der Kunde stets die richtigen Unterlagen erhalten. Für andere wiederum ist die Angebotskalkulation bereits ein eigener Prozess, weil besonders umfangreich, verschiedene Beteiligte involviert und Prozessausprägungen unterschiedlich sind.

Hat man sich dann für die Prozesse entschieden, gilt es schlichtweg, neue Softwarelösungen auf diese Prozesse hin zu prüfen. Wichtig ist hier, nicht auf Einzelfunktionen zu schauen. Entscheidend ist stets, die eigenen Fähigkeiten dann passend zu berücksichtigen.

Große Betriebe haben mehr Ressourcen ( = Kapital und clevere Köpfe), um umfangreichere Softwarelösungen zu implementieren, zu integrieren und verwalten. Grundsätzlich bedeutet dies initial zwar mehr Aufwand, führt dafür später aber zu weniger Datenbrüchen und Datensilos und erhöht dadurch die Effizienz.

Für kleine Betriebe gilt vor allem am Herz des Unternehmens wichtige Prozesse zu identifizieren, schnell und agil in der Umsetzung zu sein und somit Zeit für das wesentliche (Baustellen, Familie, Unternehmertum) zu haben.

Eingeführte Tools können später erweitert, ersetzt oder zusammenführt werden. Das bedeutet auf lange Sicht öfter Arbeit, spart aber zu Beginn (wo Ressourcen knapp sind) mehr Freiraum.

Über Julian Wiedenhaus

Julian Wiedenhaus ist einer der drei Gründer von Plancraft, einem Handwerkersoftware-Startup. Im Unternehmen fokussiert er als Geschäftsführer den Bereich des Business Development. Julian schenkt den Kunden sein Ohr und übersetzt die Anforderungen für die Produktentwicklung.

Die Software bietet Handwerker:innen eine einfach zu bedienende Software in der Cloud für die Angebotserstellung, Kalkulation und Projektorganisation. Mitarbeiter werden über eine mobile App mit einbezogen und können Leistungsverzeichnisse und Projektdetails abrufen oder Zeiten rückmelden. Seit Gründung des Unternehmens im Jahr 2020 ist die Plancraft GmbH auf 13 Mitarbeiter:innen angewachsen.

 

Weitere Infos

Homepage: https://plancraft.de
YouTube: https://www.youtube.com/channel/UCcadHJ4OovMpWn7Nzpfs3UA
Facebook: https://www.facebook.com/plancraftgmbh/
Instagram: https://www.instagram.com/plancraft.app/

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